编者按：当代快节奏的生活对我们的工作效率提出了越来越高的要求。 高效工作意味着少看手机、优先处理手头的任务并找到目标。 换句话说，当你有意识地努力提高生产力时，你会考虑更有效的协作并以结果为导向，同时也会准备备用计划。 本文翻译自文章作者Joe，原标题为10 for at Work。
在当今的工作和生活中，来自外界的压力要求我们提高效率，节省时间。 当时间等于金钱、工作产出等于绩效时，我们不仅需要工作，而且需要高效工作。
在今天的文章中，我打算向大家介绍提高工作效率的十大原则。
提高工作效率可以改善我们的工作与生活平衡、工作满意度、个人成就感和对工作的自豪感。 问题是，高效工作说起来容易做起来难。 但幸运的是，您可以记住一些提高生产力的技巧，并将其付诸实践，从而改变自己。
1.记住收益递减定律
每当我们谈论工作和生产力时，请记住，越多并不总是越好。 研究发现，企业业务员工平均使用60种生产力工具来实现工作之间的效率和协作。 考虑每个员工需要多少时间来学习每种工具，然后考虑使用这么多工具完成每项任务所需的时间。
表面上看，这似乎是把员工培养成多面手，但实际上潜在的能耗远远大于收益。 由此我们知道，通过减少使用的工具数量并专注于一些优秀且易于使用的工具，可以显着提高您的效率。
2.减少任务之间的切换
工作中最浪费时间的事情之一就是任务切换。 任务切换成本是指从一项未完成的任务切换到另一项未完成的任务时所浪费的时间。 任务切换会严重分散您长时间专注于一项任务的注意力。 当您收到太多通知并觉得需要立即处理它们时，您可能会无意中发现自己的工作效率显着降低。
一项研究发现，我们平均每天花费一小时在不同任务和工具之间切换（相当于一年 32 个工作日）。 虽然最小化电子邮件窗口、打开项目管理系统，然后切换回电子邮件窗口的时间似乎很短，但考虑一下重新获得注意力所需的额外时间，您就可以看到潜在的损害在哪里。 任务切换过程中实际损失的时间与简单地切换页面关系不大，因为关键是你的大脑需要多长时间才能重新识别新目标并专注于它。
不要在浏览器窗口或工具之间切换，而是一次专注于一项任务。 如果你需要从一项任务中休息一下，而不是重新开始另一项任务，我建议你花点时间喝点水，在办公室里走走，或者关掉你的笔记本电脑，让你的注意力从它身上转移开。 饶氏子。
3.限制外部干扰
虽然智能手机可能是我们这个时代最伟大的创新之一，但有时它们也让人感觉像是一种祸害。 我们中的许多人都曾经历过手机成瘾，我们发现很难完全脱离社交媒体、短信、游戏或我们经常使用的任何其他应用程序和在线程序。 社会控制或对错过的恐惧在一定程度上推动了这一趋势，但我们中的许多人可能只是浏览而不是在工作中处理我们的待办事项。
您的手机可能是导致您效率低下、拖延太久以及似乎无法长时间专注于一件事的一个重要原因。 因此，你首先需要确定自己的手机成瘾问题有多严重。 大多数智能手机上的一项新功能可以让您查看您实际使用屏幕的时间以及您正在使用屏幕做什么。
如果您很难改掉不断玩手机的习惯，请尝试使用阻止功能来限制您对手机上某些应用程序的访问。 这样一来，即使你忍不住想玩手机，也会因为客观条件的限制而做不到。
4. 效率应由目标驱动
很多人工作效率低下的一个重要原因就是缺乏目标。 当我们不仅知道需要做什么，而且知道为什么需要这样做时，我们就会变得更有动力。 当你努力实现一个目标时，你可能会经常思考你想要（或需要）实现它的原因。 当我们缺乏方向、不了解自己的需求或对结果或后续活动感到困惑时，我们就会失去目标感。
我们大多数人都不喜欢忙碌。 我们想知道我们所做的一切是否对某些事情有所贡献，或者是更大愿景的一部分。 当我们的工作没有目标时，我们的效率就会直线下降。 有时这些事情是我们无法控制的，但为了让自己更有效率，请尝试思考完成某件事的目标，并将其作为前进的动力。
5. 确定任务顺序
缺乏效率（以及在各种角色之间切换）的一个很大原因是我们可能不知道应该先做什么、稍后做什么。 为了停止拖延并确保你立即开始做重要的事情，你需要优先考虑手头的事情。
根据紧急程度确定手头任务的优先级可能是一个好的开始，但是通过考虑优先级，您可以完全消除您认为根本不重要的事情。 这样做对于确定需要首先完成哪些任务以及随后完成哪些任务也很重要。
您可以确定一组优先事项，例如对您提高效率最重要的事情是什么。 由于效率是个人的问题，有些人可能会考虑先完成他们最不喜欢的任务，然后再继续做其他事情。 对于其他人来说，将繁琐的项目留到最后可以确保他们更有动力开始其他任务。 你也可以在手头的任务中找到更容易或者更有趣的任务先完成，这样你就有继续下去的动力。
6.让人们与你合作而不是反对你
我们都开过毫无意义的会议（或者看不到尽头），而且我们都与团队成员一起工作过，有时他们让我们觉得我们还不如自己来完成这一切。 这些情况很常见，但在大多数组织中，协作是一个重要的过程。
为了确保协作项目不会拖慢您和您的工作效率，公司内部应该有明确的任务权限，以及一套工作流程或系统来确保任务完成和问题分类。
当你能够创造一个环境，让你的同事或管理团队可以帮助你提高工作效率什么工作效率，而不是相互竞争来完成工作，再加上有效的沟通，你会发现整个团队的效率将实现质的飞跃。
7. 准备好备份计划
生产力的另一个重大障碍是当事情没有按计划进行时缺乏备用计划。 在工作中，就像在生活中一样，事情很少按计划进行。 为了按时完成任务或保持工作效率，了解第一个解决方案失败时下一步该做什么至关重要。
如果没有后备计划，我们可能会花很多时间不知所措，绞尽脑汁试图找出问题所在。 然后我们重新开始并制定新的解决方案或提出新的行动计划。
因此，最好从一开始就做好最坏的打算，只是为了确保您知道出现问题时该怎么做，或者只是为了在需要改变计划时可以立即采取行动。
8.知道如何衡量效率
与大多数其他业务领域一样，您需要衡量您的效率。 如果你不知道如何衡量效率，或者至少不知道效率的指标是什么，那么就不容易知道你的效率是高还是低。
公司、行业和个人之间的效率衡量标准差异很大，因为效率对每个人来说并不相同。 然而，有一个可衡量的标准很重要。 至少你要有自己的一套期望或者评价方法。
它可以是减少你每天盯着手机屏幕的时间，在给定的时间内处理尽可能多的任务，或者写下完成一项任务需要多长时间，然后比较完成时间不同的任务。 对于某些组织来说，效率可能直接等于一定数量的金钱，所以如果可能的话，你也可以尝试计算一下由于效率提升而节省（或赚取）的金钱数量。
9.不要盲目乐观
我们都知道那些时间乐观主义者——例如，那些总是迟到的人，仅仅是因为他们对一项活动需要多长时间没有直觉或估计。 变得更有效还意味着放弃我们可能无法履行的承诺，并对我们的能力、效率以及何时能够实现我们的目标有更现实和清晰的认识。
有时，当您对完成任务所需的时间过于乐观（意味着您的预计时间有点短）时，您会因为完成任务的压力而失去生产力。 或者，你担心任务能否完成而不是工作的实际质量。 因此，为了提高效率，您不妨更现实地考虑您需要完成哪些活动以及完成这些活动所需的时间。 然后，如果您在更短的时间内完成任务，您可以将其从手头的待办事项列表中划掉。
10.勤于手记笔记
您是否曾经开过一次精彩且富有成效的会议？ 您在会议上是否非常专注，似乎解释了很多好想法或制定了很多行动计划？ 但后来你以为自己能记住脑子里的每一个细节，结果第二天醒来却发现自己忘记了所说的一切。
重温这些事情不仅对你来说是浪费时间，对其他人来说也是浪费时间，他们需要记下他们正在做的事情来提醒你做了什么和说过什么。 为了在富有成效的会议后立即开始工作，您需要知道如何做笔记，并确保当您稍后查看这些笔记时，您知道它们的含义以及完成工作需要做什么。
另一个提高生产力的技巧是，一旦有了想法就立即写下来。 没有什么比早上在家喝咖啡，想出一个好主意什么工作效率，然后在午餐时间坐下来花 30 分钟绞尽脑汁去记住它是什么更令人沮丧的了。 记下两个条目只需要几分钟，可以节省您大量的工作时间。 为什么不？
提高工作效率通常取决于减少干扰的数量，同时优先考虑好的事情并找到目标。 当您做出有意识的决定来提高生产力时，您会考虑使用哪些生产力工具，强调更有效的协作，并以结果为导向，同时准备备份计划。
译者：唐曦
