找出效率低下的共性
听起来，职场中低效工作的例子有很多，但如果我们仔细观察，就会发现很多现象都有共性问题。
找到这些共性问题，然后分别制定相应的方法，本身就是高效的。
我将这些常见问题分为三大类：
a) 缺乏硬技能的熟练程度
这在刚开始工作的新人中很常见。 什么是硬技能？ 这些是这项工作最基本的技能要求。
例如，如果你是一名程序员，你应该了解并掌握几种主要的编程语言； 如果你是做营销的，你应该会写PPT； 如果你从事财务审计，你应该熟练使用Excel并看懂报告； 如果你从事销售工作，你应该精通Excel。 ，至少说话要犀利。
最好解决因硬技能不熟练而导致效率低下的问题。 因为有现成的工具可以帮助你改进。 只要你愿意花时间学习和学习工作效率怎么理解，比如买一些书或者上网报班，你就可以在短时间内快速提高。
b) 团队沟通不顺畅
在我的工作生涯中，大约80%的低效率都是由这个原因造成的。
最常见的就是不同部门之间的信息鸿沟，即大家对同一件事的理解处于不同的阶段。
比如，同一个项目，A部门认为应该这样做，B部门认为应该这样做，但如此反复，没有得到确认。 最后发现没有人的理解是正确的，所以之前的所有努力都白费了（如下图）。
再比如，信息沟通的过程太冗长，中间层次太多。 每次信息传递都会有间隙，每一个间隙都会造成偏差。 最终，100 点信息中只传递了 50 点（如下图）。
我遇到过的最夸张的例子是，即使是一个简单的电子邮件申请，也必须从地区发送到中国总部，然后再从中国总部发送到全球总部。 实际上花了两个月的时间才获得批准。
结果那段时间我只能使用QQ邮箱，因为它没有连接到公司总部的电子邮件系统，所以每次寻找电子邮件联系人都浪费了很多时间。
我最后申请的邮箱地址竟然是集团内另一家公司的域名。 原因是总部把我的信息弄错了。
这种情况在日常工作中很常见。 另外，像会议纪要、项目跟进、指令传达等都是沟通问题。
一旦信息沟通出现分歧，就需要有人站出来，主动协调、畅通信息。 这个人可以是你自己，也可以是其他负责任的同事。
如果你是传播信息的人，你应该主动确保每个人对信息的理解一致。
例如，您可以使用会议纪要或电子邮件来总结已商定的所有信息。 这样以后如果出现问题就可以找到相应的负责人。
例如，如下，我们用几个关键问题来帮助大家理清思路：
1. 该项目的目的是什么？
2. 该项目的计划是什么？
3、目前项目进展情况如何？
4、接下来各部门将做什么？
5. 下次会议时各部门需要提交什么？
这样是不是就清楚很多了呢？
如果信息渠道是别人，你能做的事情就相对有限，因为主动权不在你手里。
但你可以定期提醒，适当督促。 在不影响对方心情的前提下，不断地重复，以增加自己对这件事的关注度，这样对方就不会忘记。
总之，只有加快信息传递效率，才能提高工作效率。
c) 缺乏指挥和调度
如果说前两类问题是最常见的，那么最后一类问题就是最致命的。
大家都听过一句话：“将帅无能，全军疲惫”。
一个领导者如果不能做出正确的决策，不仅会拖累自己的效率，也会拖累整个团队几人甚至几十人的效率。 这个损失是巨大的。
例如，当面对下属提交的工作计划时，老板无法做出决定。 做，怎么做，做什么？ 如果不做，为什么不做，该怎么办？ 这些都没有明确的解释，只是“回去想一想”，在没有指导和规划的情况下将此事驳回。
如果你是一名普通员工，遇到这样的领导，最好的建议就是尽快离开。 这个世界不值得。
如果你恰好是一名领导者，你可以反思一下，你的团队是否因为你的模糊性和糟糕的决策而一直在兜圈子。 不管出于什么原因，决策时犹豫不决、安排时思路不清，都是领导的失败。
以上是导致工作效率低下的三个常见问题。 大家可以根据自己的实际情况进行总结，然后根据具体问题进行针对性的改进。
善于模仿，超越模仿
模仿的意义就是用行之有效的方法强迫自己改变过去低效、不正确的思维。 而很多时候，这种改变就是强加给我们的“强行瓜”。
虽然一开始会有点痛苦，但随着时间的推移你会发现这一切都是值得的。 这是提高工作效率的快速方法。
例如。 刚开始工作时，我的逻辑思维能力极差。 后来我找到了一个模仿的方法，就是学习咨询公司写PPT方案的套路。
之前提到过，麦肯锡的PPT模板之所以被称为“逻辑PPT圣经”，是因为它包含了专业全面的结构思维模板，适合职场中所有需要写计划的场合。
如果你的头脑很混乱，长时间没有整理信息，应用这个模型将帮助你瞬间找到自己的方向。
当时我就按照每一页的模板，把工作中遇到的实际问题都融入进去了。 当遇到不完全适用的情况时，我会稍微改进。
比如下面两张图，上面一张是麦肯锡的PPT模板，下面一张是我根据这个结构制作的一页PPT。
（麦肯锡PPT模板）
（我模仿了一页PPT）
上图中的小房子式结构中，四个“支柱”代表了公司的四大主营业务板块。 此外，底部的箭头代表公司业务随时间发展的顺序。
一页PPT就可以清晰地阐述公司的业务概况。 而不是像以前那样查了很多资料，写了很多页文字，但还是无法解释清楚。
这就是模仿的作用。
更重要的是，我没有完全复制这个模型，而是将模板中的“标题”部分替换为底部的红色箭头。 因为我还需要安排公司业务的开发时间，显然之前的模板没有这个功能，所以我根据实际情况做了适当的改进。
你看，除了模仿之外，我还得自己补充。 这其实就是学习。
模仿固然重要，但不能盲目模仿。 在模仿的过程中，我们需要了解作者背后的原始思维，然后学会独立思考，最后具体情况具体分析。
这就是模仿的本质。 我们要善于模仿，而且要超越模仿。
除了写PPT之外，工作中还有很多情况可以通过模仿来学习。
比如，在人际交往方面，你可以观察周围那些会说话的人，他们用什么方式与别人交流，并拿一个小本子偷偷记下来。 甚至到了开头要怎么说，被拒绝的时候用什么话来圆滑，哪些话永远不会说等等，越具体越容易学。 你先模仿，然后自己去感受、思考。 这将非常有效。
再比如，在查找资料进行研究时，可以询问公司里特别擅长查找资料的同事和前辈。 请某人吃顿便饭，虚心请教一些快速查找信息的渠道和方法。 把它们都写下来，然后回去自己模仿。
这些都不难。 与其像无头苍蝇一样盲目摸索，如果能找到一个标杆来模仿，你的效率就会逐渐提高。
建立价值认同并自上而下改善
独立工作时工作效率怎么理解，可以通过模仿来提高效率。 但如果你是在团队中工作，你就必须改变方法。
如果您是一名经理，您就会知道团队合作就是协同作用。 这个时候，建立价值认同就非常重要了。 首先要统一思想方向，才能在行动上朝着同一个方向努力。
要建立价值认同，就必须让团队成员认识到过去的工作方法是错误的、低效的。 如果大家都没有认识到这个问题，那么无论我们如何谈论改善它都是徒劳的。
这是自上而下的改进，也是解决效率低下问题最根本的方法。
例如，许多公司喜欢加班文化，认为员工工作时间越长，其价值越能体现。 但我不同意这一点。 相反，我认为工作的价值不应该用时间来衡量，而应该用结果来衡量。
所以我经常告诉我的团队成员，我不鼓励加班。 我鼓励你早点把事情做好，然后回家享受生活。
但对于“尽早完成事情”还有很多话要说。
第一个是“把事情做好”。 “做得好”是什么意思？
如果你要写一个计划，你写了20页交给我，这不叫“做好”，这叫“完成”。 因为后面要检查修改，可能需要你删掉一些废话，添加更重要的信息； 也有可能你在20页里还没有写到这一点。 我宁愿你写 5 页的内容，而且都是切题的。
“做好”是指当我把这个方案交给客户的时候，客户就会买单，而不是因为你辛苦了几个晚上。 抱歉，这还不够。
第二个是“早”，就是说你缩短了把事情做好的时间。
当你需要一天才能做好工作时，下次尝试半天，然后下次尝试3小时。 但请记住，虽然时间可以缩短，但工作质量不能受到影响。
效率意味着重复地做正确的事情并快速地做重复的事情。
想通了这个问题后，我回头查看加班，就发现了问题所在。 加班不是目的，而是方法。 如果这种方法能够提高工作产出的质量，那么适当加班也没有什么问题。 否则，就应该放弃。
专业技术好的人，早做早下班当然是可以的。 对于做事不熟练的人来说，加班学习、巩固工作技能也很合适。
作为管理者，你需要从一开始就建立共识、制定标准，让每个人都明白什么样的工作产出是有价值的。 围绕这个核心目的，进而改进工作方法和流程，才是正确的做法。
如果加班拖累了效率，那么就关注正常的工作时间，思考为什么工作不能按时完成。
我见过很多下班加班的人。 他们晚上10点下班，第二天中午12点来上班。 这样，他们的工作时间就和正常工作的人一样了。 那么为什么他们要在精神状态不佳之前继续工作呢？ 如果晚上做呢？
与其这样做，不如围绕“效率”建立一种文化。 比如，取消臃肿的报告结构、摒弃形式主义的官僚主义、注重价值输出等。 同时，让高效、有能力的人担当重大责任。 这样的人多了，团队的效率自然就会提高。
这是最难的，但也是最有效的。
史蒂夫·乔布斯曾经说过：
雇佣聪明人然后告诉他们该做什么是没有意义的。 我们聘请聪明人，这样他们就能告诉我们该做什么。
翻译过来就是：任人唯贤，勿疑其人。
